Du betaler allerede for Microsoft 365. E-posten ligger i skyen, filene i SharePoint, alt er synkronisert og tilgjengelig fra hvor som helst. Da er dataene dine trygge, ikke sant? Ikke helt. Microsoft holder plattformen oppe, men ansvaret for selve dataene ligger hos deg. Det står svart på hvitt i avtalen du signerte, og de fleste bedrifter oppdager det først den dagen noe er borte.
Det korte svaret på spørsmålet i tittelen: ja, du trenger backup selv om du betaler for Microsoft 365. Det beste beviset kom fra Microsoft selv, som i juli 2024 lanserte sin egen betalte backup-tjeneste ved siden av abonnementet. Hvorfor skulle de gjort det hvis abonnementet allerede var en backup?
Hva Microsoft faktisk lover deg
Microsoft opererer med en delt ansvarsmodell. De sørger for at tjenesten er oppe, at datasentrene er fysisk sikre, og at dataene dine kopieres mellom flere lokasjoner så en brann ikke tar alt. Det de ikke lover, er å beskytte deg mot deg selv.
Og her ligger misforståelsen. Mange tror at fordi Microsoft speiler dataene mellom datasentre, så finnes det alltid en kopi å hente tilbake. Men speiling er ikke backup. Hvis en ansatt sletter en mappe, eller ransomware krypterer filene dine, blir den slettede eller krypterte versjonen speilet like lojalt som alt annet. Kopien er ikke en redningsplanke, den er bare det samme problemet lagret to steder.
Men papirkurven har jo 30 dager?
Det stemmer at Microsoft har innebygde sikkerhetsnett. Slettede e-poster i Exchange ligger i 30 dager. Papirkurven i SharePoint og OneDrive holder på filer i 93 dager. For en enkelt fil du slettet ved et uhell i forrige uke, holder det ofte.
Problemet er alt det ikke dekker. Fristene er korte, og de begynner å telle fra sletteøyeblikket, ikke fra den dagen du oppdager tapet. Sier en ansatt opp og kontoen deres slettes, forsvinner e-posten og OneDrive-filene deres med den. Rammes du av ransomware, er det første angriperen gjør å tømme nettopp disse papirkurvene, slik at du ikke har noe å gå tilbake til. Og har noen rotet med et regneark over flere måneder uten at du merket det, er den riktige versjonen for lengst utenfor vinduet.
Innebygd oppbevaring er laget for hverdagsuhell. Det er ikke laget for å redde bedriften når det virkelig smeller.
Microsoft lanserte sin egen backup. Hva forteller det deg?
I juli 2024 gjorde Microsoft noe som burde avslutte hele diskusjonen: de lanserte Microsoft 365 Backup som et eget produkt du betaler ekstra for. Prisen er 0,15 dollar per gigabyte per måned, på toppen av abonnementet du allerede har.
Med andre ord: selskapet som selger deg Microsoft 365, selger deg også backup som noe helt separat. Det er den tydeligste innrømmelsen du kan få av at abonnementet og backup er to forskjellige ting.
Microsofts egen løsning har likevel to svakheter du bør kjenne til. Den ene er prismodellen. Du betaler per gigabyte, og regningen vokser i takt med datamengden uten at du helt kontrollerer det. For en bedrift som vil ha forutsigbare IT-kostnader, er en teller som bare går oppover et dårlig utgangspunkt. Den andre er hvor kopien ligger. Microsoft 365 Backup lagrer dataene inne i ditt eget Microsoft-miljø. Får noen først kontroll på tenanten din, er ikke sikkerhetskopien nødvendigvis utenfor rekkevidde. En ekte backup skal ligge et sted som er adskilt fra det den beskytter.
Hva en ekte backup gir deg
En skikkelig backup-løsning for Microsoft 365 gjør tre ting abonnementet ikke gjør. Den tar en full kopi av e-post, OneDrive, SharePoint og Teams automatisk, hver dag, uten at noen må huske på det. Den lagrer kopien adskilt fra ditt eget Microsoft-miljø, så den overlever selv om selve kontoen kompromitteres. Og den lar deg hente tilbake det du trenger raskt, enten det er én e-post fra i fjor eller alle filene til en avdeling, uten å være avhengig av korte frister i en papirkurv.
For en bedrift med 20 ansatte er ikke dette en teoretisk øvelse. Det er forskjellen på å hente tilbake en tapt mappe på ti minutter, og å ringe rundt til folk for å høre om noen tilfeldigvis har en gammel kopi liggende lokalt.
Slik løser Cloudahead det
Cloudahead Backup for Microsoft 365 tar en automatisk daglig sikkerhetskopi av e-post, OneDrive, SharePoint og Teams, lagret trygt utenfor ditt eget Microsoft-miljø, med rask gjenoppretting når du trenger det. Dette er noe vi bygger inn som standard.
Prisen er 59 kroner per bruker per måned. Fast pris, ingen teller som vokser med datamengden, ingen overraskelser på fakturaen. Du vet hva backup koster, og du vet at den er der den dagen du trenger den.
Hvor godt er dataene deres i Microsoft 365 egentlig sikret?
Kilder
Microsoft Learn — Pricing model for Microsoft 365 Backup (learn.microsoft.com)
Microsoft — Data Backup and Recovery, Microsoft 365 Backup (microsoft.com)
Veeam — The Microsoft 365 Shared Responsibility Model (veeam.com)