SharePoint for små bedrifter — slik kommer du i gang

SharePoint er inkludert i Microsoft 365 Business-lisensene dere allerede betaler for. Men de fleste SMB-er bruker det bare som en dyrere variant av nettverksstasjonen — eller ikke i det hele tatt. Her er hvordan dere kommer i gang riktig, fra første dag.

Hva SharePoint er — og ikke er

SharePoint er et sett med delte arbeidsområder. Hvert område har sitt eget filbibliotek, egne lister, egne sider og egne tilganger. Det er koblet tett til Teams, og gir dere versjonskontroll, sporing, søk på tvers og sikker deling ut til kunder og partnere.

SharePoint er ikke en mappestruktur dere skal speile fra en gammel nettverksstasjon. Det er ikke et sted hvor én person styrer alt. Og det er ikke noe som bare fikser seg selv når dere tar det i bruk. Det krever en tenkt struktur fra dag én.

Steg 1: Bestem strukturen før dere begynner

For en SMB under 50 ansatte holder det med en to-lags struktur:

1. Ett intranettområde for hele bedriften. Her ligger nyheter, personalhåndbok, maler, HR-dokumenter, forsikringsoversikter — ting alle ansatte skal kunne finne, men bare få kan redigere.
2. Ett område per avdeling eller prosjekt, tilknyttet en Teams-gruppe. Salg, Økonomi, Prosjekt X, osv. Tilgang begrenset til dem som er med i teamet.

Ikke lag et område per lite prosjekt. Bruk kanaler i Teams for det. Områder skal være for ting som varer over tid, eller som krever egen tilgangsstyring.

Steg 2: Lag intranettet først

Gå til admin.microsoft.com og logg inn som global administrator. Åpne SharePoint admin center (ligger under Innstillinger og administrasjon). Velg Opprett et nettsted, og velg Kommunikasjonsområde — ikke Teamområde. Navnet kan være bedriftsnavn eller «Intranett».

Sett tilgang slik: alle ansatte har Medlem (lesetilgang). Kun en liten gruppe har Eier (redigeringstilgang). Det er dette som skiller et ordentlig intranett fra en rotete fellesmappe — innhold styres sentralt, ikke av hvem som kom først.

Steg 3: Bruk Teams til å lage avdelingsområdene

Her gjør de fleste feil: de lager SharePoint-områder manuelt og prøver å koble dem til Teams. Gjør det motsatt. Når du oppretter et Teams-team, lages det automatisk et SharePoint-område bak. Det inkluderer også en Microsoft 365-gruppe som styrer tilgangen.

Én gruppe, ett team, ett SharePoint-område. Rotårsaken til mesteparten av rotet i M365-oppsett er at disse tre glir fra hverandre over tid fordi noen lager noe i bare én av dem.

Steg 4: Tilgangsstyring fra dag én

Bruk grupper, ikke enkeltbrukere. Når du gir tilgang til et område, velg Microsoft 365-gruppen som står bak Teams-teamet. Aldri legg til enkeltbrukere direkte.

Grunnen er enkel: når noen slutter, fjerner du dem fra Microsoft 365-gruppen. Da mister de tilgang til Teams, SharePoint, OneNote, Planner og alt annet som henger sammen — i én handling. Hvis de er lagt til som enkeltbrukere, må du finne hver tilgang og fjerne dem manuelt. Det blir ikke gjort.

For eksterne brukere (kunder, leverandører): bruk Gjest-funksjonen. Lag en gjestebruker i Microsoft 365-gruppen. Ikke del lenker ukontrollert — det gir deg ingen oversikt over hvem som har tilgang til hva.

Steg 5: Sikkerhetsinnstillinger dere bør sette tidlig

• Ekstern deling: i SharePoint admin center, sett standardverdi til Eksisterende gjester. Det betyr at ansatte kan dele med kontakter dere allerede har etablert, men ikke med tilfeldige e-postadresser.
• Slett-beskyttelse: standard er 93 dagers papirkurv. La det stå.
• Versjonskontroll: 500 versjoner per fil, også standard. Gir dere full historikk og mulighet til å hente tilbake ting ansatte har endret eller slettet ved uhell.
• DLP-policyer: minimum én regel som fanger norske personnumre og bankkontonumre. Den advarer ansatte før de deler slikt eksternt.

Steg 6: Arkivstrategi for fullførte prosjekter

Lag ett dedikert Arkiv-område for fullførte prosjekter. Når et prosjekt er ferdig, flytter dere hele SharePoint-området dit (bruk Move to-funksjonen). Tilgangen skrus ned til lesing. Innholdet består for alle som var med, men det er ikke lenger aktivt.

Ikke slett. Regnskapsloven krever minimum syv års oppbevaring av dokumenter knyttet til regnskap. For prosjektdokumentasjon i bygg/anlegg er det ofte lengre krav knyttet til bransjespesifikke forskrifter.

Steg 7: Få folk til å faktisk bruke det

Strukturen er viktig, men sluttbrukeradopsjon er det som avgjør om dere faktisk får nytte av investeringen. Tre konkrete grep:

1. Fest intranettet som startside i Teams. Høyreklikk på Teams-appen, velg Legg til i Teams, og pin SharePoint-sideappen. Da er intranettet ett klikk unna.
2. Når noen spør «hvor ligger X?» — send aldri fila på e-post. Send lenke til SharePoint-lokasjonen. Det trener opp folk til å gå dit selv neste gang.
3. Fjern den gamle fellesstasjonen etter tre måneder. Så lenge den er tilgjengelig, bruker folk den. Dere får ikke adopsjon ved å be om det, men ved å fjerne alternativet.

Hva dere ikke bør gjøre

Ikke kopier den gamle mappestrukturen fra nettverksstasjonen inn i SharePoint. Den er ofte bygget rundt hvem som opprettet mappene, ikke rundt hvordan bedriften faktisk jobber. Ta en halv dag på å tenke gjennom hvilke områder dere trenger — og bygg fra bunnen av.

Ikke gi alle full tilgang til alt «for enkelhet». Det er den raskeste måten å miste oversikt, og førstelinjen i de fleste sikkerhetshendelser vi ser.

Kilder

Microsoft Learn — SharePoint for SMB deployment (learn.microsoft.com, 2026)

Microsoft Support — Create a site in SharePoint (support.microsoft.com, 2026)

Regnskapsloven § 13 — Oppbevaringsplikt (lovdata.no, 2026)